Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

Ruoli. Per i dati personali di chi la chiama e dei visitatori della chat del suo sito, lei è il titolare del trattamento e noi siamo il suo responsabile del trattamento (LPD art. 5 lett. j e k; RGPD art. 4 punti 7 e 8).

Diritto applicabile. Per «diritto della protezione dei dati» si intendono la LPD e l’OPDa svizzere e, dove si applica, il RGPD. Il RGPD si applica in particolare ai clienti con sede nel Liechtenstein e agli interessati nel SEE.

Quali sono le sue istruzioni. Trattiamo i dati solo su sue istruzioni documentate (RGPD art. 28 par. 3 lett. a). Le sue istruzioni sono:

Solo ciò che lei stesso potrebbe fare. Trattiamo i dati solo come lei stesso sarebbe autorizzato a fare (LPD art. 9 cpv. 1 lett. a).

Istruzioni illecite. Se riteniamo che un’istruzione violi il diritto della protezione dei dati, glielo comunichiamo (RGPD art. 28 par. 3, ultimo comma).

Obblighi di legge. Se la legge ci obbliga a trattare i dati in altro modo (per esempio un ordine di un’autorità), glielo comunichiamo prima di farlo, salvo che la legge lo vieti.

Ambito. Questa clausola si applica se lei, o le persone che lavorano per lei, siete tenuti al segreto professionale. Esempi: l’art. 321 del Codice penale svizzero (medici, dentisti, chiropratici, farmacisti, psicologi, fisioterapisti e altre professioni sanitarie, e i loro ausiliari), il diritto sanitario cantonale o il diritto del Liechtenstein.

Agiamo come suo ausiliario. Agiamo come suo ausiliario ai sensi dell’art. 321 n. 1 del Codice penale svizzero.

Lo stesso obbligo per tutte le persone coinvolte. Vincoliamo per iscritto allo stesso segreto chiunque abbia accesso. Con i nostri sub-responsabili concordiamo clausole di riservatezza almeno altrettanto protettive di questa clausola, nella misura in cui le condizioni di ciascun fornitore lo consentono.

Messaggi per i titolari di segreti. Per i titolari di segreti nessun contenuto della chiamata va a un canale di messaggi: la scelta di più dettagli non viene offerta alle strutture sanitarie, e le condizioni generali per i clienti la vietano a ogni altro titolare di segreti (condizioni generali per i clienti, clausola 6.2). I messaggi dopo una chiamata contengono allora solo il numero di chi ha chiamato, l’ora, e se è stata chiesta una richiamata e se la chiamata è urgente.

Il suo obbligo resta suo. Il suo obbligo di segreto, e la decisione se l’uso di Oraklo sia compatibile con esso, restano suoi. Ciò comprende se deve informare i pazienti o i clienti o chiedere il loro consenso.

Senza limiti di tempo. Questa clausola continua ad applicarsi senza limiti di tempo dopo la fine del contratto.

Chi chiama può parlare all’assistente della propria salute, della propria religione o di altro. Sono dati personali degni di particolare protezione (LPD art. 5 lett. c; RGPD art. 9 par. 1). Trattiamo ogni registrazione di chiamata come se potesse contenerne:

Spetta a lei valutare se le serve una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (LPD art. 22; RGPD art. 35). La aiutiamo con le informazioni necessarie (clausola 11).

La sua autorizzazione. Lei ci autorizza in via generale a ricorrere ai sub-responsabili dell’allegato 2 (LPD art. 9 cpv. 3; RGPD art. 28 par. 2). L’allegato 2 è anche pubblicato, e tenuto aggiornato, sulla nostra pagina delle note legali.

Sub-responsabili nuovi o sostituiti. La informiamo per e-mail almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile che tratta i dati di chi la chiama. Può opporsi, motivando, entro quei 30 giorni. Se non possiamo tener conto della sua opposizione, può porre fine al contratto gratuitamente prima che la modifica abbia effetto. Per una modifica a breve termine necessaria per la sicurezza o la continuità, il preavviso può essere più breve, e spieghiamo perché.

Gli stessi obblighi valgono per loro. Imponiamo a ogni sub-responsabile obblighi di protezione dei dati in un contratto, accettando le condizioni del fornitore sul trattamento dei dati. Questi obblighi devono essere protettivi quanto questo DPA, per quanto possibile (RGPD art. 28 par. 4).

Dove trasferiamo e su quale base. Trasferiamo dati personali all’estero solo su una di queste basi:

Dati provenienti dal SEE. I dati provenienti dal Liechtenstein o dal resto del SEE sono trattati in Svizzera e in Germania. La Svizzera è riconosciuta come adeguata dalla Commissione europea (decisione 2000/518/CE). I trasferimenti successivi verso gli Stati Uniti avvengono solo su una delle basi della clausola 9.1.

Se ci incarica di consegnare i messaggi dopo una chiamata a un canale che lei sceglie (Telegram, o il suo indirizzo e-mail), li consegniamo lì su sua istruzione.

Cosa consegniamo:

Conserviamo solo l’ID della sua chat e lo stato di consegna.

Richieste degli interessati. Se un interessato si rivolge direttamente a noi per esercitare i suoi diritti, le trasmettiamo la richiesta entro 5 giorni lavorativi e non rispondiamo noi, salvo sua istruzione. La aiutiamo a rispondere, tramite la dashboard o manualmente (RGPD art. 28 par. 3 lett. e; LPD art. 25 segg.).

Gli altri suoi obblighi. La aiutiamo per la sicurezza, la notifica delle violazioni, le valutazioni d’impatto e la consultazione preventiva dell’autorità (LPD art. da 22 a 24; RGPD art. da 32 a 36), con le informazioni di cui disponiamo.

Costi. L’assistenza che va oltre ciò che fa la dashboard può essere fatturata a una tariffa oraria, se la concordiamo con lei in anticipo. L’assistenza resa necessaria da una nostra violazione è gratuita.

Frase per la sua informativa sulla privacy. Può usarla così com’è:

La informiamo senza ingiustificato ritardo, e ci impegniamo a farlo entro 48 ore da quando veniamo a conoscenza di una violazione della sicurezza dei dati che riguarda i suoi dati (LPD art. 24 cpv. 3; RGPD art. 33 par. 2).

La notifica indica, per quanto noto in quel momento:

Durante il contratto. Le registrazioni delle chiamate (trascrizione, ora, numero di chi chiama, messaggio) vengono cancellate automaticamente 30 giorni dopo la chiamata, e i registri della chat del sito 30 giorni dopo l’ultimo messaggio.

Alla fine del contratto. Le registrazioni delle chiamate rimanenti vengono cancellate al più tardi 30 giorni dopo la fine. I backup cifrati possono conservarne una copia fino a 35 giorni in più, dopo di che viene sovrascritta. Prima della fine può chiederci una copia delle sue registrazioni, e cancelliamo prima se lo chiede (RGPD art. 28 par. 3 lett. g).

Registrazione del numero. Alla fine del contratto chiediamo a Twilio di cancellare la registrazione del suo numero, salvo che Twilio debba conservarla per legge.

Conservazione per legge. Conserviamo i dati più a lungo solo dove la legge ci obbliga.

Mettiamo a sua disposizione le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto di questo DPA (RGPD art. 28 par. 3 lett. h):

Può far svolgere un audit in loco:

Questo DPA vale finché trattiamo i suoi dati. Le clausole 5, 13 e 16 continuano ad applicarsi dopo la fine del contratto.

Se questo DPA e le condizioni generali per i clienti sono in contrasto, questo DPA prevale per la protezione dei dati.